Un serviciu de digitalizare este un process care vizează convertirea arhivelor pe hârtie în documente digitale. Un proces modern, în tendințe, care permite firmelor să facă economii de timp, de spațiu și de bani, automatizând procesul de gestionare a documentelor.

Dar ce este arhiva digitală, cum se poate realiza acesta și care îi sunt avantajele?

Serviciul de digitalizare pentru arhivele de hârtie și pentru documentele de păstrat

Digitalizarea lumii în care trăim este un proces în deplină desfășurare și nimeni nu o va opri. De ce să nu mizezi deci și tu pe digitalizarea arhivelor de hârtie? Poți miza pe cele mai bune servicii de digitalizare, fie că vrei să digitalizezi un document, fie că ai nevoie de 1000.

Digitalizarea și ecologia

Deși își păstrează valoarea probatorie, dosarele dematerializate au un impact asupra mediului care nu trebuie neglijat. Poluarea digitală este cauzată în special de centrele de date, care consumă multă energie din cauza aerului condiționat necesar pentru răcirea serverelor. 

Din fericire, au fost realizate o serie de progrese tehnologice pentru a limita impactul poluării digitale: un sistem de recirculare a apei refrigerate prin ușile serverelor, răcire gratuită care utilizează aerul exterior, etc. Google a depus chiar un brevet pentru a stoca serverele pe bărci. 

Acestea păstrează serverele la rece, evitând în același timp utilizarea de energie electrică pentru a le ventila. De asemenea, mișcarea apei permite bărcilor să producă energie electrică și să alimenteze serverele. Așadar, suntem pe drumul cel bun către „centre de date ecologice”!

Serviciile de digitalizare pentru documente comerciale oferă firmelor o mulțime de alte de avantaje, mergând de la raționalizarea costurilor de exploatare, mergând până la siguranță și conformitate. Global, aceste avantaje se pot traduce prin o mai mare rentabilitate și reducerea responsabilității.

Raționalizarea fluxului de muncă

Unul din principalele inconveniente ale documentelor de hârtie este că au nevoie de timp pentru a fi clasate și a le regăsi în caz de nevoie. În unele cazuri, căutarea de fișiere pe hârtie poate ocupa până la 30% din ziua de lucru a unui angajat, ceea ce este cel puțin plictisitor.

Serviciile de scanare a documentelor de afaceri plasează documentele într-un format indexat, iar tehnologiile precum recunoașterea optică a caracterelor, îți permit să faci ca fișierele tale să poată fi complet căutate, astfel încât stocarea și recuperarea lor să fie o joacă de copii. Petreci mai puțin timp căutând documente, astfel încât poți petrece mai mult timp folosindu-le efectiv în procesele tale de afaceri.

Conformitate mai ușoară cu reglementările

Conformitatea cu standardele de reglementare este adesea mai ușoară cu documentele digitalizate decât cu fișierele pe hârtie, în special atunci când vine vorba de protejarea datelor și de menținerea transparenței. Fișierele digitale sunt în siguranță față de utilizatorii neautorizați și pot contribui la protejarea informațiilor importante împotriva distrugerii, fie că este vorba de distrugere accidentală sau intenționată.

În plus, unele documente trebuie păstrate pentru anumite perioade, de exemplu în scopuri fiscale, ceea ce poate fi costisitor dacă ai de gestionat dosare pe mai mulți ani. Conversia tuturor acestor documente în format digital reduce povara și face ca păstrarea documentelor să fie mai ușor de gestionat.

Reducerea costurilor de stocare

Unul dintre principalele beneficii ale serviciilor de digitalizare arhivă a documentelor de afaceri este faptul că acestea pot converti teancuri de hârtie într-un format digital compact. În loc să consacri resursele necesare pentru a stoca mii de documente fizice, tot ce trebuie să gestionezi este un mic disc, un hard disk sau un server.

Acest lucru înseamnă că nu va trebui să apelezi la dulapuri de arhivare voluminoase sau să plătești pentru spațiu de depozitare doar pentru a păstra documentele sau să petreci o cantitate exagerată de timp pentru a le organiza (sau să plătiți pe altcineva să o facă).

Securitate simplificată a datelor și control al accesului

Protejarea documentelor pe hârtie – și a informațiilor pe care le conțin – reprezintă o provocare. Trebuie să te asigurii că fiecare dulap de arhivare este protejat împotriva accesului neautorizat, fie prin încuietori, chei sau supraveghere. Toate acestea necesită bani și o planificare atentă, și poate fi dificil să rămâi consecvent.

Securitatea fizică a documentelor necesită, de asemenea, hardware costisitor, inclusiv încuietori și camere de luat vederi, și chiar și așa nu este întotdeauna posibil să se prevină – și să se urmărească – accesul neautorizat.

Digitizarea documentelor economisește o mare parte din aceste cheltuieli, deoarece arhiva digitală este mai ușor de protejat cu parole și conturi de utilizator. Costurile sunt mai mici, iar controlul este simplu.

Mai mult timp pentru funcțiile de bază ale afacerii

Datorită fluxurilor de lucru raționalizate produse de digitalizarea documentelor, poți dedica mai mult timp și energie activităților de bază ale afacerii tale. În loc să folosească resurse pentru a gestiona hârtii, angajații tăi se pot concentra pe munca lor. Asta înseamnă mai puține deșeuri, o productivitate mai mare și, în cele din urmă, o profitabilitate mai mare.

Mai mulți metri pătrați de utilizat

În cazul birourilor care dedică o parte din suprafața lor pentru dulapuri mari de arhivare, digitalizarea documentelor tale și stocarea lor în format digital îți permite să eliberezi spațiul ocupat de aceste dulapuri. Acest lucru poate avea un impact deosebit de semnificativ pentru întreprinderile mici cu spațiu de birou limitat.

În loc să folosești spațiul limitat pentru a stoca hârtii, consacră-l unor lucruri mai importante, cum ar fi echipamentele sau personalul care îți mențin afacerea în funcțiune.

Cel puțin, serviciile de arhiva digitală a documentelor de afaceri îți pot face spațiul de lucru mai ușor de navigat și mai puțin aglomerat.

Respectarea mediului înconjurător

Atunci când nu mai este necesară pentru afaceri, hârtia trebuie eliminată, ceea ce înseamnă, de obicei, aruncarea ei. Hârtia poate fi reciclată, bineînțeles, dar nu toate deșeurile trimise la reciclare sunt tratate. Adesea, acestea ajung la groapa de gunoi sau sunt eliminate în alte moduri.

De aceea, cel mai bine este să reducem și noi deșeurile. Acest lucru nu numai că împiedică deșeurile să ajungă la groapa de gunoi, dar conservă și resursele naturale, inclusiv copacii și combustibilii folosiți pentru a crea și a expedia produsele din hârtie. Trecând la arhivarea documentelor contabile, reduci dependența de hârtie în viitor, eliminând deșeurile și protejând mediul înconjurător.